Las condiciones inusuales en las cuales se ha desarrollado el a\u00f1o 2020 generaron que, muchas empresas, fueran incorporando el uso de tecnolog\u00eda, principalmente para el teletrabajo y, la venta y atenci\u00f3n a trav\u00e9s de las redes sociales. <\/p>\n\n\n\n
Muchos inconvenientes surgieron al incorporar tecnolog\u00edas de manera apurada, para readaptarse a las nuevas circunstancias. Desde soluciones inadecuadas o con dificultades de implementaci\u00f3n, conexiones no aptas de internet, falta de equipamiento necesario, tanto en las empresas como en los domicilios para el trabajo remoto, d\u00e9bil o nula seguridad inform\u00e1tica, insuficientes capacidades de procesamiento y almacenaje, etc. <\/p>\n\n\n\n
Cuando se considera la incorporaci\u00f3n de tecnolog\u00eda, planificar es muy importante, definiendo que proceso\/s afectar\u00e1\/n, los inconvenientes a solucionar, los requerimientos para implementar, los objetivos a lograr y su forma de medici\u00f3n, todo esto tendiente a definir, en forma precisa, la tecnolog\u00eda requerida, la inversi\u00f3n a destinar y, cuales son las alternativas disponibles. <\/p>\n\n\n\n
Es importante tomarse tiempo para planificar porque, en muchos casos, las inversiones en tecnolog\u00eda realizadas por empresas, no son utilizadas o aprovechadas en su real dimensi\u00f3n o, no solucionan los inconvenientes o, est\u00e1n sobre o sub dimensionadas, no adapt\u00e1ndose a los requerimientos para los cuales fueron incorporadas y, por supuesto, terminan siendo consideradas malas inversiones, responsabilizadas al mal funcionamiento de la tecnolog\u00eda adquirida, cuando el problema fue falta de planificaci\u00f3n adecuada. <\/p>\n\n\n\n
La incorporaci\u00f3n de herramientas tecnol\u00f3gicas debe ser gradual conforme con la evoluci\u00f3n de la empresa, segmento u objeto, los niveles de operaciones, modalidad de venta, cantidad de empleados, etc. Para considerar todos estos aspectos, volvemos a recalcar la necesidad de una Planificaci\u00f3n previa. <\/p>\n\n\n\n
Una empresa debe tener el control de, m\u00ednimamente, cuanto tiene en Caja y en Bancos, sus gastos, sus cuentas a cobrar y a pagar, stocks de los productos para la venta, los insumos para la producci\u00f3n, los productos en producci\u00f3n y terminados. Si bien, todo podr\u00eda ser controlado en forma manual, es contraproducente porque llevar\u00eda todo el d\u00eda recabar los datos, analizarlos y detectar errores o inconvenientes si los hubiera, limitando, en forma considerable, las posibilidades de crecimiento de la empresa porque, no podr\u00e1 crecer m\u00e1s all\u00e1 de lo que pueda controlar. <\/p>\n\n\n\n
Actualmente, las facilidades para adquirir equipamientos tecnol\u00f3gicos, son muchas y variadas. Hoy, con el avance de internet, se puede acceder a software o sistemas, en la nube, en forma gratuita, interesantes para probarlos y utilizarlos, hasta que se requieran m\u00e1s funcionalidades, pasando a pagar una licencia mensual m\u00ednima (desde US$ 50 por mes). Si bien estas opciones son est\u00e1ndares, si se adaptaran a las necesidades de la empresa, podr\u00e1n ser de mucha utilidad. <\/p>\n\n\n\n
Si el negocio \/ empresa tiene sus particularidades ser\u00e1 necesario considerar la adquisici\u00f3n de alg\u00fan Sistema de Gesti\u00f3n, que pueda ser adaptado o desarrollado seg\u00fan los requerimientos. A medida que las exigencias de la empresa son mayores, la importancia de la Planificaci\u00f3n pasa a ser clave, porque la decisi\u00f3n de la necesidad de un nuevo Sistema de Gesti\u00f3n, deber\u00e1 estar en l\u00ednea con los objetivos de la empresa, no solo actuales, sino futuros. <\/p>\n\n\n\n
Si tuvi\u00e9ramos que realizar una lista de los requerimientos de sistemas, para una empresa, en relaci\u00f3n con la evoluci\u00f3n de sus operaciones, ser\u00eda la siguiente: <\/p>\n\n\n\n
A continuaci\u00f3n, iremos describiendo cada uno de los mencionados: <\/p>\n\n\n\n
1. SISTEMA DE GESTI\u00d3N SIMPLE<\/strong><\/p>\n\n\n\n Como hab\u00edamos mencionado m\u00e1s arriba, un Sistema de Gesti\u00f3n Simple debe, por lo menos, permitir el manejo de los fondos disponibles, tanto en Caja como en cuentas bancarias, permitir registrar los gastos, los clientes, los proveedores, las facturas a cobrar, las facturas a pagar, los pr\u00e9stamos, los vencimientos en cada caso, si la empresa es comercial, registrar las compras y las ventas de los productos o, si es industrial, la compra y uso de los insumos y, la producci\u00f3n generada. Por lo general, la cantidad de usuarios del Sistema es baja, a veces lo utiliza solo el emprendedor y\/o 2 o 3 empleados. Si bien estos Sistemas permiten la carga de todos los movimientos, lo principal lo constituyen los Reportes que se generan, porque con ellos, se obtiene la informaci\u00f3n para la administraci\u00f3n de la empresa y, para la contabilizaci\u00f3n de las operaciones. <\/p>\n\n\n\n Para contar con este tipo de Sistemas, existen varias opciones, siendo una de ellas, adquirirlo para su instalaci\u00f3n en una computadora que, si permite la funcionalidad de multiusuarios, tendr\u00e1 las funciones de servidor y, a la cual acceder\u00e1n los usuarios, utilizando una red local. En este caso, los datos estar\u00edan en un equipo propiedad de la empresa pero requerir\u00eda, adem\u00e1s de la compra de las computadoras tanto para el servidor como para los usuarios, una inversi\u00f3n en la adquisici\u00f3n del Sistema que, seg\u00fan sus caracter\u00edsticas y restricciones, podr\u00edan estar en el rango entre US$ 1.000 y US$ 3.000. La otra opci\u00f3n es contratar un Sistema de Gesti\u00f3n a trav\u00e9s de internet (en la nube), conocido con las siglas SAAS (Software as a service) o Sistema como servicio. La diferencia respecto de la opci\u00f3n anterior radica en que, para utilizarlo, se requiere conexi\u00f3n a internet. Otra diferencia es que la contrataci\u00f3n, tiene un cargo mensual, es decir, no se adquiere el Sistema. <\/p>\n\n\n\n Si bien los datos estar\u00e1n alojados en el servidor del proveedor del servicio, por lo general, las condiciones de seguridad y capacidad de estos servidores son muy buenas, adem\u00e1s de contar con funcionalidades para la realizaci\u00f3n de copias de respaldos (backups). Una de las ventajas de esta opci\u00f3n es que, por lo general, los proveedores del servicio poseen versiones escalables, es decir, si la empresa necesita un Sistema de Gesti\u00f3n con mayores prestaciones, pagando un poco m\u00e1s, se puede acceder a una versi\u00f3n con mayores funcionalidades. <\/p>\n\n\n\n 2. SISTEMA DE GESTI\u00d3N (ERP), CON REQUERIMIENTOS ESPEC\u00cdFICOS<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Cuando la empresa o emprendimiento va creciendo, la cantidad de movimientos va en aumento y, las caracter\u00edsticas o tipos de operaciones son cada vez m\u00e1s complejas, se vuelve necesario pasar al siguiente nivel. <\/p>\n\n\n\n Estos Sistemas de Gesti\u00f3n, conocidos tambi\u00e9n como ERP (Enterprise Resource Planning), en su denominaci\u00f3n en ingl\u00e9s, por lo general cuentan con Sistemas desarrollados para segmentos espec\u00edficos de emprendimientos, incorporando las caracter\u00edsticas, funcionalidades y modelos de negocios aplicables a la actividad de una determinada empresa. As\u00ed, los servicios, comercios, entidades financieras, de seguros, de transporte, etc., pueden contar con un Sistema a medida de sus necesidades.<\/p>\n\n\n\n Estos Sistemas de Gesti\u00f3n, adem\u00e1s de las funcionalidades de un Sistema Simple, pueden incorporar, entre otras cosas, m\u00faltiples unidades de negocios, recursos humanos, operaciones, procesos productivos, manejo de stocks, atenci\u00f3n al cliente, m\u00faltiples usuarios, sucursales, contabilidad, etc. y, requieren de una infraestructura adecuada de procesamiento y almacenamiento. <\/p>\n\n\n\n Hablar de precios en estos casos se torna muy dif\u00edcil porque las opciones son muchas, tanto locales como internacionales. Por esta raz\u00f3n, es oportuno insistir en que, tanto los Sistemas como la infraestructura tecnol\u00f3gica, formen parte de la Planificaci\u00f3n del negocio porque, toda la gesti\u00f3n empresarial, deber\u00e1 ser soportada y apoyada en y por el Sistema de Gesti\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n Dem\u00e1s est\u00e1 decir que, una mala o nula planificaci\u00f3n, puede costar, adem\u00e1s de la inversi\u00f3n realizada, dificultades considerables para la continuidad del negocio. La cantidad de datos generados y procesados por las empresas, vuelven importantes las inversiones en equipamientos de procesamiento y almacenamiento. <\/p>\n\n\n\n Por esta raz\u00f3n, la opci\u00f3n de contratar servidores escalables remotos o en la nube, es una opci\u00f3n cada vez m\u00e1s utilizada o, por lo menos , considerada por las empresas en la actualidad. En pa\u00edses europeos y de norteam\u00e9rica, la gran mayor\u00eda de las empresas han optado por servidores en la nube, en forma total o parcial, situaci\u00f3n muy distinta en los pa\u00edses sudamericanos, en los cuales la opci\u00f3n que prevalece es la infraestructura propia. <\/p>\n\n\n\n 3. SISTEMAS VINCULADOS CON EL SISTEMA DE GESTI\u00d3N<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Un Sistema de Gesti\u00f3n permite gestionar y controlar, todas las actividades y transacciones generadas o registradas dentro de las oficinas de una empresa. <\/p>\n\n\n\n Cuando parte de la gesti\u00f3n de las empresas, se realiza fuera de sus oficinas, controlarla puede ser bastante compleja. Por esta raz\u00f3n, las Soluciones basadas en tecnolog\u00edas m\u00f3viles, permiten extender las funcionalidades del Sistema de Gesti\u00f3n, facilitando la gesti\u00f3n externa y el control sobre las actividades de los colaboradores que las realizan. <\/p>\n\n\n\n Dentro de las Soluciones mencionadas pueden citarse las gestiones de ventas, levantamiento de pedidos, distribuci\u00f3n, cobranzas, asignaciones de servicio o soporte t\u00e9cnico, reposiciones de productos, realizaci\u00f3n de encuestas, visitas de promocionales, supervisi\u00f3n de trabajos o avances de proyectos, asistencias t\u00e9cnicas y, todas aquellas gestiones realizadas en forma externa. <\/p>\n\n\n\n Para que la incorporaci\u00f3n de este tipo de soluciones pueda ser aprovechada al m\u00e1ximo, es necesaria su interacci\u00f3n con el Sistema de Gesti\u00f3n permitiendo que, los datos de asignaciones y transacciones, puedan ser interactivos y registrados en l\u00ednea. Otra condici\u00f3n importante es que, la Soluci\u00f3n a implementar, est\u00e9 totalmente adaptada a los procesos internos de la empresa. <\/p>\n\n\n\n Dentro de este grupo de sistemas vinculados con el Sistema de Gesti\u00f3n, tambi\u00e9n podemos incluir a los medios de pagos externos, que facilitan y agilizan las cobros. En este caso, tambi\u00e9n es fundamental la interacci\u00f3n con el Sistema de Gesti\u00f3n. Aunque parezca reiterativo, vuelvo a insistir en la necesidad de una Planificaci\u00f3n adecuada para la incorporaci\u00f3n de tecnolog\u00eda, de manera que, las Soluciones a implementar, est\u00e9n en concordancia con los requerimientos identificados. <\/p>\n\n\n\n En lo que respecta a precios, manteniendo la necesidad de una integraci\u00f3n con el Sistema de Gesti\u00f3n, pueden encontrarse soluciones de un solo pago (entre US$ 1.500 y US$ 5.000) o, de pagos mensuales (entre US$ 300 y US$ 700). Los precios var\u00edan seg\u00fan la complejidad del proyecto, la cantidad de usuarios y, por supuesto, la experiencia y reconocimiento de las empresas proveedoras. <\/p>\n\n\n\n 4. SISTEMA DE RELACIONAMIENTO CON LOS CLIENTES (CRM)<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Cuando la cantidad de clientes y prospectos de clientes van en aumento, al igual que los diferentes canales de interacci\u00f3n con los mismos, las \u00e1reas de Atenci\u00f3n al Cliente, de Ventas o Comercial y de Marketing, van ampliando sus requerimientos para una gesti\u00f3n eficiente, al momento de relacionarse con los clientes o potenciales clientes. <\/p>\n\n\n\n Para el efecto, podr\u00eda ser conveniente analizar la incorporaci\u00f3n de un Sistema de Relacionamiento con los Clientes (Costumer Relationship Management \u2013 CRM).<\/p>\n\n\n\n Los CRM permiten planificar, asignar, realizar y registrar acciones, contactar, colaborar entre colegas y\/o equipos, supervisar, consultar informaciones, generar estad\u00edsticas y, realizar el seguimiento de todos los, procesos de captaci\u00f3n, venta o de atenci\u00f3n, en el relacionamiento con los clientes. <\/p>\n\n\n\n Estos sistemas pueden ser considerados como complementos de los Sistemas de Gesti\u00f3n por lo cual, es importante la interacci\u00f3n entre ambos. En cuanto a opciones, al igual que los Sistemas de Gesti\u00f3n, puede optarse por soluciones en la nube o, instaladas en servidores f\u00edsicos de la Empresa.<\/p>\n\n\n\n Como se mencionara m\u00e1s arriba, las opciones cada vez son m\u00e1s variadas y van creciendo en funcionalidades. A diferencia de los requerimientos de un Sistema de Gesti\u00f3n, las caracter\u00edsticas de un CRM son m\u00e1s est\u00e1ndares, por lo cual, las opciones en la nube pueden ser interesantes, por su r\u00e1pida escalabilidad y su costo accesible. <\/p>\n\n\n\n Para aquellas empresas que a\u00fan no tienen la confianza suficiente en la utilizaci\u00f3n de soluciones en la nube, ser\u00eda interesante considerarla como opci\u00f3n, por lo menos para iniciarse en el uso de este tipo de herramientas. <\/p>\n\n\n\n 5. HERRAMIENTAS TECNOL\u00d3GICAS PARA LA TRANSFORMACI\u00d3N DIGITAL<\/strong> <\/p>\n\n\n\n Los avances tecnol\u00f3gicos van lanzando nuevas herramientas que, para el segmento empresarial, generan grandes logros en reducci\u00f3n del tiempo de gesti\u00f3n, en el control, el an\u00e1lisis de datos, la generaci\u00f3n de reportes y, la toma de decisiones. Si bien, la \u201cTransformaci\u00f3n Digital\u201d (tema a ser tratado en un Blog posterior), no se limita a la incorporaci\u00f3n de tecnolog\u00eda, \u00e9stas herramientas tienen una fuerte presencia en el proceso. Es fundamental entender que, contar con las mismas no son de gran utilidad si no se aprovecha su potencial, por esta raz\u00f3n, es imperioso acompa\u00f1arlo con la transformaci\u00f3n digital y cultural del equipo humano de la Empresa, hacia una nueva forma de trabajar. A continuaci\u00f3n definiremos algunas de ellas para conocer m\u00e1s acerca de su utilizaci\u00f3n y alcance. As\u00ed tenemos: <\/p>\n\n\n\n Como conclusi\u00f3n podemos decir que, para toda decisi\u00f3n que se deba tomar en la gesti\u00f3n de una empresa, es fundamental contar con la informaci\u00f3n necesaria, oportuna y confiable, la cual surge de los datos generados en el d\u00eda a d\u00eda. Si el volumen de datos aumenta en tama\u00f1o y complejidad, es necesario contar con herramientas que ayuden a la Empresa a procesarlas. La tecnolog\u00eda es fundamental en la gesti\u00f3n empresarial pero, debe estar acorde con los requerimientos actuales y con la proyecci\u00f3n futura. Si la herramienta en uso se vuelve o volver\u00e1 insuficiente con el crecimiento de las operaciones, es momento del cambio o incorporaci\u00f3n de nuevas herramientas. No olvidemos que, la inversi\u00f3n debe estar en relaci\u00f3n con su retorno, por eso es fundamental la planificaci\u00f3n previa para definir que es lo que realmente se necesita. <\/p>\n\n\n\n Sr. Emprendedor \/ Sr. Empresario<\/strong>, espero que el material haya sido de su inter\u00e9s y, principalmente, que sea de utilidad para el an\u00e1lisis de un nuevo Proyecto o la Planificaci\u00f3n de su negocio. <\/p>\n\n\n\n Si tiene alguna duda, precisa ayuda o, quiere expresar su opini\u00f3n, por favor, deje su comentario o, si lo prefiere, cont\u00e1cteme, con gusto lo atender\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Muchas Gracias y, hasta la pr\u00f3xima\u2026<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Las condiciones inusuales en las cuales se ha desarrollado el a\u00f1o 2020 generaron que, muchas empresas, fueran incorporando el uso de tecnolog\u00eda, principalmente para el teletrabajo y, la venta y atenci\u00f3n a trav\u00e9s de las redes sociales. 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